Tietosuoja ja evästeet

Svenska litteratursällskapet i Finland (SLS) käsittelee henkilötietoja Euroopan parlamentin ja neuvoston tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 sekä kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaan. Tätä lainsäädäntöä sovelletaan vain elävien henkilöiden tietoihin.

SLS:n tarkoituksena on säilyttää, tutkia ja levittää tietoa Suomen ruotsinkielisestä kulttuurista ja kulttuuriperinnöstä. Lisäksi SLS tukee ruotsin kielen ja ruotsinkielisen kirjallisuuden tutkimusta Suomessa sekä edistää ruotsinkielistä kirjallisuutta palkintojen ja stipendien avulla. Henkilötietojen käsittely SLS:ssä liittyy aina näihin tarkoituksiin. SLS käsittelee henkilötietoja myös siksi, että SLS valvoo ja kehittää omaa toimintaansa sekä noudattaa lainsäädännön asettamia vaatimuksia.

Henkilötietojen käsittelyllä on oltava myös oikeusperuste. SLS:n osalta perusteita voivat olla suostumus, sopimus, SLS:lle kuuluva oikeudellinen velvoite, SLS:n yleisen edun mukaisen tehtävän suorittaminen ja SLS:n tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu. Käsittelemme vain käyttötarkoituksen kannalta olennaisia henkilötietoja.

SLS:n julkaisutoimintaan liittyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kansallisen tietosuojalainsäädännön säännöksiä sananvapauden ja tiedonvälityksen vapauden turvaamisesta.

SLS käsittelee henkilötietojasi eri syistä. Yleisimpiä syitä ovat, että olet SLS:n jäsen tai luottamushenkilö, olet hakenut tai saanut SLS:ltä stipendin, apurahan tai palkinnon, olet SLS:n arkiston asiakas, olet antanut tietojasi kokoelmiin tai osallistunut SLS:n tekemään tutkimukseen, osallistut seminaariin tai muuhun tapahtumaan, toivot, että SLS julkaisee teoksesi, olet ostanut SLS:n kustantamia julkaisuja, olet hakenut töitä SLS:ltä, olet ollut töissä SLS:ssä tai saanut palkkioita SLS:ltä, joko sinä tai perheesi on hakenut vuokra-asuntoa tai vuokrannut asunnon SLS:ltä, olet SLS:n arkistoon tai julkaisuun kuuluvan aineiston oikeudenhaltija, olet ottanut yhteyttä SLS:ään tai tehnyt muuta yhteistyötä SLS:n kanssa. SLS kerää useimmat näistä tiedoista suoraan sinulta. Joissakin tapauksissa SLS kerää tietoja myös muista lähteistä.

Yksi SLS:n keskeisistä toimialoista on arkistotoiminta. Sen piirissä käsitellään monenlaisia tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin liittyviä henkilötietoja, joita kerätään, säilytetään ja levitetään yleishyödyllisiä arkistotarkoituksia varten. SLS:n arkistotoiminta perustuu yleiseen hyötyyn, joten SLS:n arkistoilla on lupa käsitellä myös erityisiä henkilötietotyyppejä. Aineistoon kuuluu muun muassa asiakirjoja, rekisterejä, valokuvia, ääni- ja videotallenteita sekä digitaalisia aineistoja ja niiden metatietoja. SLS on saanut arkistomateriaalia yksityishenkilöiltä ja organisaatioilta sekä lisäksi kerännyt aineistoa itse.

SLS:n käsittelemät henkilötiedot voivat sisältää seuraavia tietoja:

  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Henkilötunnuksia käsitellään silloin kun verolainsäädäntö ja muu lainsäädäntö sitä edellyttää.
  • Pankkitiedot ja muut taloudelliset tiedot, joita tarvitaan maksujen tai laskujen suorittamiseen.
  • Henkilötiedot, jotka kerätään, kun vierailet SLS:n arkistossa tai tilaat aineistoa SLS:n arkistosta.
  • Henkilötiedot, jotka kerätään, kun olet informanttina kyselyssä tai osallistut SLS:n toteuttamaan tutkimukseen.
  • Henkilötiedot, jotka kerätään, kun haet tai saat apurahan, avustusta tai vuokra-asunnon.
  • Tietoa sinusta, mukaan luettuna valokuva-, video- ja äänitallenteet, joka on kerätty tai saatu, kun osallistut seminaareihin ja muihin tapahtumiin.
  • Henkilötiedot, joita tarvitaan työsuhdetta tai toimeksiantoja varten sekä tietoja, joita tarvitaan, jos haet töitä SLS:ltä tai kun SLS neuvottelee ja tekee sopimuksen kanssasi.
  • Henkilötiedot, jotka kerätään SLS:n tutkiessa ja rekisteröidessä SLS:n arkistoihin ja julkaisutoimintaan liittyvien aineistojen oikeudenhaltijoita.
  • Tietoa siitä, miten käytät SLS:n verkkosivuja.  Käyttäjädataa kerätään sivuston käytettävyyden kehittämiseksi evästeiden ja käyttäjäkokemusta parantavien lisäosien avulla. Lue lisää kohdasta ”Evästeiden käyttö”.

SLS:n tilojen ja kokoelmien turvaamiseksi käytetään videovalvontaa ja muuta teknistä valvontaa, johon liittyy myös henkilötietojen käsittelyä.

SLS huolehtii, että henkilötietojen käsittely on turvattu asianmukaisilla teknisillä ja organisaatioon liittyvillä toimenpiteillä. Toimenpiteillä varmistetaan sopiva turvallisuustaso suhteessa henkilötietojen käsittelyyn liittyviin riskeihin. Turvallisuus perustuu luottamukseen, tarkkuuteen ja saavutettavuuteen sekä riittävään tekniseen suojaamiseen. Se voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että vain asiaan liittyvillä henkilöllä on pääsy tietoihin, tiedot on salattu, niitä säilytetään erityisissä suojatuissa tiloissa ja tietojen käsittelystä jää merkintä.

SLS:n arkistoon liittyvät henkilötiedot ovat pääsääntöisesti tutkijoiden ja muiden kiinnostuneiden käytettävissä SLS:n tutkijasaleissa siinä määrin kuin se on mahdollista lain, luovutusehtojen ja SLS:n arkistosääntöjen mukaan. Yleishyödyllisen tehtävän perusteella SLS:n arkisto voi myös asettaa henkilötietoja sisältävää arkistoaineistoa ja metatietoa julkisesti saataville siinä määrin kuin se on lain, lahjoitusehtojen ja SLS:n arkistosääntöjen mukaan mahdollista.

Tietojasi voidaan luovuttaa myös SLS:n yhteistyökumppaneille, tavarantoimittajille ja muille henkilötietojen käsittelijöille tai muille osapuolille, jotka tarvitsevat tietoja SLS:n ja sinun tekemän sopimuksen perusteella, yleisen edun mukaista tehtävän takia tai SLS:n lakisääteisen velvoitteen vuoksi. SLS tekee yhteistyötä muiden stipendejä ja apurahoja myöntävien organisaatioiden kanssa. SLS luovuttaa ja vastaanottaa henkilötietoja tämän yhteistyön puitteissa.

Kun tietoja siirretään toiselle osapuolelle, SLS tekee kaikki kohtuullisiksi katsottavat oikeudelliset, hallintoon liittyvät ja tekniset toimenpiteet, jotta henkilötietosi ovat suojattu asianmukaisesti. 

SLS säilyttää henkilötietoja vain sen aikaa, kun tietoja tarvitaan kyseessä olevaan tarkoitukseen tai niin kauan kuin laki edellyttää.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot joko poistetaan tai arkistoidaan SLS:n arkistoon, jos arkistointiin on perusteltu syy.

SLS:n arkistokokoelmaan kuuluva aineisto säilytetään periaatteessa ikuisesti.

SLS ei periaatteessa siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolisiin kolmansiin maihin.

Jos näin kuitenkin tapahtuu, SLS tekee kaikki kohtuullisiksi katsottavat oikeudelliset, hallinnolliset ja tekniset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi. 

Käytämme evästeitä (cookies) ja lisäosia käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Osa niistä on välttämättömiä palvelun toiminnalle, ja ne aktivoituvat automaattisesti. Välitämme tietoja verkkosivustomme käytöstä yrityksille, joiden kanssa teemme yhteistyötä verkkoanalytiikan parissa.

Välttämättömät evästeet

Käytämme tiettyjä teknisiä evästeitä, jotka ovat välttämättömiä verkkosivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi. Tekniset evästeet asetetaan päälle aina selaimen evästeasetuksista riippumatta. Evästeitä käytetään vain sellaisiin toimiin, jotka ovat välttämättömiä verkkosivuston ja verkkopalvelun toiminnan kannalta.

Muita kuin välttämättömiä evästeitä voit hallita verkkosivustoillamme tai selaimesi asetusten kautta. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa verkkosivuston käyttökokemukseen.

Toiminnalliset evästeet

Toiminnalliset evästeet auttavat suorittamaan tiettyjä toimintoja, kuten verkkosivuston sisällön jakamista sosiaalisen median alustoilla, palautteen keräämistä ja muita kolmannen osapuolen toimintoja.

Toiminnalliset evästeet voi joko sallia tai estää verkkosivustoillamme.

Analytiikkaevästeet

Analytiikkaevästeet keräävät yleistä tilastotietoa verkkosivuston käytöstä. Tietoja käytetään laadunvalvontaan ja verkkopalvelun kehittämiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi sivulataukset, vierailut verkkosivustolla, ajankohta, selain ja käyttöjärjestelmä.

Käytämme tilastojen keräämiseen Matomoa ja Hotjaria. Lue lisää näistä palveluista niiden omilta verkkosivuilta:

Matomo

Hotjar

Analytiikkaevästeet voi joko sallia tai estää verkkosivustoillamme.

Suorituskykyevästeet

Suorituskykyevästeiden käytetään, jotta voimme ymmärtää ja analysoida verkkosivuston keskeisiä suorituskykyindeksejä. Ne auttavat tarjoamaan paremman käyttökokemuksen verkkosivun käyttäjälle.

Suorituskykyevästeet voi joko sallia tai estää verkkosivustoillamme.

Kolmannen osapuolen evästeet

Osa verkkosivustoista sisältää upotettuja kolmannen osapuolen sovelluksia, kuten sosiaalisen median syötteitä tai videoita. Kun sivu ladataan, nämä sovellukset saattavat sijoittaa evästeitä kävijän selaimeen. Evästeet välittävät tietoja sivun lataamisesta ja sivun osoitteesta kolmannelle osapuolelle.

Kolmannen osapuolen evästeet voi joko sallia tai estää verkkosivustoillamme.

Muut evästeet

Muut luokittelemattomat evästeet ovat analysointievästeitä, joita ei ole vielä luokiteltu mihinkään luokkaan.

Luokittelemattomat evästeet voi joko sallia tai estää verkkosivustoillamme.

Voit muuttaa evästeasetuksiasi täällä:

Rekisteröidyn oikeudet on määritelty GDPR:ssä ja kansallisessa tietosuojalainsäädännössä. Kansallisen tietosuojalainsäädännön nojalla näitä oikeuksia on rajoitettu SLS:n arkistotoimintaan ja julkaisuihin liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta.

Voit lähettää kysymyksiä SLS:n tietosuoja-asioista ja henkilötietojen käsittelystä sähköpostitse osoitteeseen dataskydd@sls.fi tai postitse osoitteeseen:

Svenska litteratursällskapet i Finland
Tietoturva
PL 158
00171 HELSINKI