Råd om arkivering

Här får du råd om hur du kan förbereda materialet inför en donation, eller hur du kan göra om du själv vill arkivera ditt material på bästa sätt.

SLS kundtjänst står gärna till tjänst med praktisk rådgivning.

Om förvaring av fysiska fotografier och dokument

Förvara arkivmaterial i ett svalt utrymme som är skyddat mot eld, vatten, fukt, starkt ljus, damm, smuts och dålig luft.

Vi står gärna till tjänst med praktisk rådgivning gällande anskaffning av lämpligt material (omslag, mappar, fickor etc.) och information om förtecknandet av arkiv och bibliotek.

  • Så här gör du
    • Inventera först materialet. Dela in det i tematiska helheter och ordna det kronologiskt. Finns det en inbördes ordning är det skäl att inte bryta den.
    • Rensa dokument och manuskript på allt som i längden förstör dem, såsom gem, gummiband och plastfickor.
    • Avlägsna tejp om det kan göras utan att skada handlingarna.
    • Skydda sigill med silkespapper.
    • Förse vaxdukshäften och dagböcker med omslagspapper.
    • Gallra ut dubbletter.
    • Lägg handlingar av papper i arkivbeständiga omslag och mappar.
    • Ta ut brev ur sina kuvert och vik ut dem. Spara kuverten om de innehåller viktig information.
    • Förteckna breven alfabetiskt och/eller kronologiskt.
    • Förvara tidningsurklipp och andra tryckalster som egna helheter.
    • Skaffa ett brandsäkert arkivskåp för de äldsta handlingarna, till exempel testamenten, köpebrev etc.
  • Så förvarar du fysiska fotografier

    Fotografier brukar vara limmade i album eller ligga lösa i lådor. Förse fotografier med information om motiv, personer, årtal, plats och fotograf. Gör anteckningar på skyddsfickan eller på bildens baksida med mjuk blyertspenna. Tumma inte på negativen utan använd skyddsvantar.

    Negativ (glas, nitrat, acetat och polyester) förvaras i jämn temperatur 15–18 °C, (inte över 22 °C och i en relativ fuktighet om cirka 45 %, inte över 60 %). De läggs i negativfickor av syrafritt papper eller polyester/polyeten. Nitrat- och acetatnegativ är känsliga, de bör förvaras luftigt och skilt från annat fotomaterial. Svartvita negativ kan förvaras i vanlig rumstemperatur, medan färgnegativ förvaras svalt. Tumma inte på negativen utan använd skyddsvantar.

    Positiv förvaras bäst i sina album eller i skyddsfickor.

    Diabilder förvaras i ram eller i skyddsfickor.

  • Så förvarar du böcker

    Bokband som hanteras varsamt håller i hundratals år. Böcker utgivna före medlet av 1800-talet är tryckta på hållbart papper gjort av lump. När det gäller äldre värdefulla boksamlingar är det bra att göra upp en katalog eller databas över böckerna, inte minst med tanke på stöldrisken. Uppgifter om namnteckningar och ex libris kan hjälpa att identifiera en bok om den dyker upp i den antikvariska bokhandeln.

    • Ställ inte böckerna för tätt i bokhyllan. Böcker i stort format kan förvaras liggande.
    • Skydda böckerna från damm, smuts, direkt solljus, skadedjur, fukt och mögel. Det bästa för värdefulla boksamlingar är ett bokskåp.
    • Ta bort bokmärken, gem och tejp som med tiden förstör pappret.
    • Ta också bort tidningsurklipp, hårlockar och torkade växter.
    • Dammtorka inte med fuktig trasa! En försiktig rengöring med dammvippa går bra.
    • Trasiga böcker kan förvaras i en skyddande bokkapsel.
    • Om man vill låta reparera eller binda om en trasig bok är det viktigt att respektera bokbandets historiska karaktär. Det gamla omslaget ska alltid finnas kvar. Anlita en yrkeskunnig bokbindare som bedömer vilka åtgärder som är lämpliga.

Om förvaring av digitalt material

  • Bestäm vad du vill spara

    Arkivmaterial såsom brev, fotografier, dokument och andra privata handlingar är i dag till stor del i digital form. När man arkiverar handlingarna gör man medvetna val både vad gäller vad man sparar och hur man ordnar och förvarar materialet. Gör upp en plan för vad du sparar och skapa en rutin så att du redan när du skapar ett dokument vet hur du vill spara det, det är snabbare än en retroaktiv genomgång. Samma filer kan finnas på olika lagringsenheter och molntjänster. Mängden fotografier kan vara svårhanterlig om inte ett urval görs med jämna mellanrum. Radera spam, nyhetsbrev, reklam från e-posten. Separera privat e-post från arbetsrelaterad e-post.

  • Skapa en struktur för filerna

    Den stora mängd digitala handlingar som uppstår är en utmaning, var därför systematisk och konsekvent när du ordnar. Filerna kan ordnas enligt materialhelheter, till exempel texter som hör till ett manuskript (utkast, versioner, korrektur, brev, bakgrundsmaterial), fotografier och andra handlingar i en mapp. Filerna kan också ordnas enligt materialtyp så att text (manuskript, dagböcker, föredrag), fotografier, ljud och audiovisuellt och multimedialt material förvaras i separata mappar. Spara de dokument som gäller ett avslutat projekt separat från de dokument som är under arbete.

  • Beskriv innehållet

    Beskrivande information hjälper att organisera och tolka materialet i framtiden. Namnge och förse mappar och filer med beskrivande information om innehållet, personer, plats och tid. En del av informationen uppstår automatiskt såsom filernas tillkomsttid och format och de uppdateras när de sparas.

  • Gör säkerhetskopior och håll filformaten uppdaterade

    Förvaringen av digitalt material försvåras av att lagringsmedium, program och filformat snabbt föråldras. Lagringsmedium kan också gå sönder eller går inte att hantera efter en tid. Det krävs därför aktiva åtgärder för att spara den digitala informationen i läsbart och användbart format. Gå igenom filerna och överför vid behov till ett nytt lagringsmedium med jämna mellanrum. Filerna ska finnas i tillgängligt format så att innehållet går att öppna, läsa och använda. Uppdatera filerna när du byter programvara.  

    Säkerhetskopiera materialet till exempel på en extern hårddisk. Kom ihåg virusskydd!

    SLS arkiv följer Nationella Digitala Bibliotekets rekommendationer för långtidsförvaring:

    http://digitalpreservation.fi/specifications

    Text:
    TXT:  *.txt; ODT: OpenDocument Text (*.odt, *.fodt);  Microsoft Office Suite: DOC/DOCX: (*.doc, *.docx);  RTF: Rich Text Format (*.rtf), PDF/A (*.pdf), CSV, EPUB

    Bilder:
    JPEG (Joint Photographic Experts Group; TIFF (Tagged Image File Format);  PNG (Portable
    Network Graphics), DNG, GIF

    Ljud:
    WAV  (Windows Wave); MPEG­1/2 (MP3), AAC (.mp4, .m4a), FLAC, AIFF, WMA

    Video:
    MPEG-1, MPEG-2, MPEG­4 (H.264, mp4), DV, WMV