Ta hand om din historia – arkivvård av digitala filer

Privata handlingar och dokument som uppkommer idag är till stor del i digital form. Vill du ha bättre koll på dina filer? Du har kanske sparat din gamla dator eller dina disketter för att vid ett senare tillfälle överföra filerna. Vänta inte längre med att skrida till åtgärder för att gå igenom och ta tillvara innehållet! Hur ska filerna ordnas, var ska de sparas och förvaras? Här är några praktiska råd om hur du kan gå tillväga.

Gör upp en plan och var systematisk

Mängden digitala filer växer sig lätt stor, svårhantering och oöverskådlig. Tänk på vem du sparar filerna för, är det för att själv återvända till dokumenten inom den närmaste framtiden eller tänker du på att din digitala kvarlåtenskap ska sparas på sikt för framtida behov eller för kommande generationer?

Välj ett sätt som känns logiskt och begripligt för dig och var systematisk och konsekvent när du ordnar upp filerna. Gör upp en plan så att du redan när du skapar dokumentet vet var du vill spara det. En retroaktiv genomgång är ofta mer tidskrävande. Ordna handlingarna i en tydlig mappstruktur, till exempel enligt tematiska helheter (till exempel handlingar som berör en viss verksamhet eller ett visst projekt) eller enligt materialtyper i separata mappar. Förvara avslutade projekt skilt från dokument som ännu är under arbete. Var tydlig när du namnger mappar och filer. Beskrivande information om innehållet och uppgifter om personer och plats hjälper att tolka innehållet i framtiden.

När det kommer till fotografier blir filmängden ofta enorm. Det är inte alltid befogat att spara mängder av fotografier av samma motiv trots att lagringsenheten eller -tjänsten erbjuder utrymmet. Tänk igenom vad du önskar spara och gör ett urval. Samma gäller för din korrespondens som kan finnas på flera e-postadresser. Gå igenom innehållet och rensa bort reklam, nyhetsbrev och annat du inte vill spara.

Filer finns på flera ställen

Text-, bild-, ljud- och videofiler finns idag på usb-stickor, minneskort, externa hårdskivor, e-postadresser, i molntjänster och andra lagringstjänster. Äldre material kan finnas på disketter, ljudband, vhs, cd, dvd och gamla datorers hårdskivor. Förvaringen av digitalt material försvåras av att lagringsenheter, programvara och filformat snabbt föråldras. Nya datorer kan nödvändigtvis inte alls läsa informationen och risken är att innehållet inte kan återskapas och går förlorat. Livslängden för disketter, skivor och minneskort är kort, i allra bästa fall så kan informationen hålla i något årtionde om den förvaras rätt. Lagringsmedium och data kan förstöras av avmagnetisering, omild eller oförsiktig hantering, repor och skråmor, solljus, fukt, temperaturväxlingar och andra orsaker än ålder. För själva lagringsenheten gäller samma som med pappershandlingar: de förvaras bäst i stabila, jämna och gärna mörka förhållanden.

Har du kanske övergått till att lagra i molntjänster såsom Dropbox eller Google Drive? Filerna är säkra där så länge det företag som erbjuder tjänsten fortsätter driva den. Läs igenom och var uppmärksam gällande information om uppdateringar och förändringar i användarvillkoren.

Det sägs att det som en gång läggs ut på webben stannar där för evigt. Det verkar rätt så osannolikt. Du har kanske en blogg eller använder dig av sociala medier som Facebook, Instagram, Twitter eller Flickr? Du hade möjligen ett konto på Myspace? Tjänsterna erbjuds av företag vars villkor kan ändra och som inte heller binder sig till att spara på det innehåll du har producerat i eviga tider. Vill du vara på den säkra sidan kan du själv ta tillvara, spara och ladda ner ditt innehåll enligt tjänsternas anvisningar.

Aktiva åtgärder behövs

Det krävs medvetna val och aktiva åtgärder för att spara dina filer i tillgängligt format så att innehållet går att öppna, läsa och använda även i framtiden. Använd välkända filformat och gå regelbundet igenom filerna, uppdatera till nyare format och överför informationen till nya lagringsmedium med jämna mellanrum. Kom ihåg datasäkerhet och virusskydd. Oavsett vilket lagringsmedium eller -tjänst du använder är det viktigt att ta en säkerhetskopia på innehållet.

Ta gärna kontakt med SLS arkiv om du har frågor om förvaring av digitala filer!

Vår serie om arkivvård hemma fortsätter med ett inlägg om fotografier.

Läs den första delen i serien: Ta hand om din historia – arkivvård hemma