Dataskydd

Svenska litteratursällskapet i Finland (SLS) behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets dataskyddsförordning (EU) 2016/679 och den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd. Denna lagstiftning gäller endast levande personers uppgifter.

SLS syfte är att bevara, utforska och sprida kunskap om den svenska kulturen och det svenska kulturarvet i Finland. Till uppdraget hör också att stöda forskning om svenska språket och litteraturen i Finland och att främja inhemsk litterär verksamhet genom pris och stipendier. All behandling av personuppgifter inom SLS sker för att i något led främja de här ändamålen. SLS behandlar också personuppgifter för att granska och utveckla SLS verksamhet och för att följa lagstiftningens krav.

Behandlingen måste även ha rättslig grund. Dessa rättsliga grunder kan för SLS del vara samtycke, avtal, rättslig förpliktelse som åligger SLS, SLS utförande av uppgift av allmänt intresse och SLS eller tredjeparts berättigade intresse. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet behandlas.

Den behandling av personuppgifter som ingår i SLS utgivning innefattas av de lagstadganden för tryggande av yttrandefriheten och informationsfriheten som ingår i den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd.

Det finns olika anledningar till att SLS behandlar dina personuppgifter. De vanligaste anledningarna är att du är medlem eller förtroendevald i SLS, att du har ansökt om eller fått stipendium, understöd eller pris av SLS, att du är informant i insamling eller deltagare i forskning som görs av SLS, att du är deltagare i ett seminarium eller annat evenemang, att du önskar att dina verk ska utges av SLS, att du köpt verk ur SLS utgivning, att du sökt arbete på SLS, anställts av SLS eller fått arvoderat uppdrag, att du eller din familj sökt eller hyrt bostad av SLS, att du är rättighetsinnehavare till material i SLS arkiv och utgivning eller om du av annan anledning har kontaktat eller samarbetar med SLS. Den mesta av denna information samlar SLS in direkt från dig. I vissa fall samlar SLS även in uppgifter från andra källor.

En av SLS centrala verksamhetsformer är arkivverksamheten. Inom ramen för den behandlas många olika slag av personuppgifter i forskningsmaterial och kulturarvsmaterial som samlas in, bevaras och sprids för allmännyttiga arkivändamål. SLS arkivverksamhet är en uppgift av allmänt intresse och SLS arkiv har rätt att behandla även särskilda kategorier av personuppgifter. I materialet ingår bland annat dokument, register, fotografier, ljud- och videoinspelningar och digitalt material och metadata för dessa. Arkivmaterialet har SLS dels erhållit av privatpersoner och organisationer, dels samlat in själv.

De personuppgifter SLS behandlar kan bland annat vara följande:

  • Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Personnummer behandlas när det förutsätts av skattelagstiftning och annan lagstiftning.
  • Bank- och annan ekonomisk information som behövs för att göra utbetalning eller fakturera.
  • Personuppgifter som inhämtats när du är informant i insamling eller deltagare i forskning som görs av SLS.
  • Personuppgifter som inhämtats när du söker om eller beviljas stipendium, understöd eller hyresbostad.
  • Information om dig, inklusive fotografering samt video- och ljudinspelning, som inhämtas eller tillkommer när du deltar i seminarier och andra evenemang.
  • Personuppgifter som behövs vid anställning, för arvoderat uppdrag eller om du söker arbete hos SLS eller när SLS förhandlar om och ingår avtal med dig.
  • Personuppgifter som inhämtas i samband med att SLS utreder och registrerar rättighetsinnehavare till material inom SLS arkiv och utgivning.
  • Information om hur du använder SLS webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor.

För att skydda SLS utrymmen och samlingar används videoövervakning och annan teknisk övervakning, som även medför behandling av personuppgifter.

SLS ser till att behandlingen av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska garantera en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas.

De personuppgifter som ingår i SLS arkiv är i huvudsak öppna för forskare och andra intresserade i SLS kundutrymmen, i den utsträckning detta är möjligt enligt lag, donationsvillkor och SLS arkivregler. I enlighet med sin uppgift av allmänt intresse kan SLS arkiv även offentligt tillgängliggöra arkivmaterial och metadata i vilket det ingår personuppgifter, i den utsträckning detta är möjligt enligt lag, donationsvillkor och SLS arkivregler.

Dina uppgifter kan också lämnas ut till SLS:s samarbetspartners, till leverantörer och andra personuppgiftsbiträden eller till andra parter som behöver ta del av dem till följd av avtal mellan SLS och dig, på grund av en uppgift av allmänt intresse eller på grund av en rättslig förpliktelse som SLS har. SLS samarbetar med andra organisationer som delar ut stipendier och understöd och inom ramen för samarbete lämnar SLS ut och tar emot personuppgifter.

Vid överföring till annan part vidtar SLS alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter på lämpligt sätt.

SLS använder dina personuppgifter endast så länge som SLS behöver dem för det givna ändamålet, eller så länge som krävs i lag.

När personuppgifterna inte längre behövs så kommer de antingen att raderas eller arkiveras i SLS arkiv, om det finns grund för arkivering.

Material i SLS arkiv sparas i huvudsak för all framtid.

SLS överför i huvudsak inte personuppgifter till tredje land utanför EU/EES.

Om det dock sker i något fall så vidtar SLS alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter.

Den registrerades rättigheter framgår ut dataskyddsförordningen och den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd. Dessa rättigheter är enligt den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd begränsade när det gäller behandlingen av personuppgifter i SLS arkiv och utgivning.  

Om du har frågor om hur SLS hanterar dataskydd och behandlar dina personuppgifter kan du sända dem till adressen dataskydd@sls.fi eller per post till:

Svenska litteratursällskapet i Finland

Dataskydd

PB 158

00171 HELSINGFORS