Anvisningar om hur man kan förvara digitalt material

Fatta ett beslut om vad du vill spara. Tänk på vem du sparar för.

Arkivmaterial såsom brev, fotografier, dokument och andra privata handlingar är idag till stor del i digital form. När man arkiverar handlingarna gör man medvetna val både vad gäller vad man sparar och hur man ordnar och förvarar materialet. Gör upp en plan för vad du sparar och skapa en rutin så att du redan när du skapar ett dokument vet hur du vill spara det, det är snabbare än en retroaktiv genomgång.

Gör upp en ordning och mapphierarki för filerna. Namnge filerna.

En utmaning är den stora mängd digitala handlingar som uppstår, var därför systematisk och konsekvent. Filerna kan ordnas enligt materialhelheter, t.ex. texter som hör till ett manuskript (utkast, versioner, korrektur, brev, bakgrundsmaterial), fotografier och andra handlingar i en mapp. Sortera enligt materialtyp så att text (manuskript, dagböcker, föredrag), fotografier, ljud och audiovisuellt och multimedialt material förvaras i separata mappar. Spara de dokument som gäller ett avslutat projekt separat från det arbete som är under arbete.

Namnge och förse filerna med beskrivande information om innehållet, personer, plats och tid. En del av informationen uppstår automatiskt såsom filernas tillkomsttid och format och de uppdateras när de sparas. Att förse filerna med beskrivande information hjälper att organisera och tolka materialet i framtiden.

Samla de filer du vill spara på ett ställe. Säkerhetskopiera filerna. Kom ihåg virusskydd.

Förvaringen av digitalt material försvåras av att lagringsmedium, program och filformat snabbt föråldras. Lagringsmedium kan också gå sönder eller går inte att hantera efter en tid. Det krävs därför aktiva åtgärder för att spara den digitala informationen i läsbart och användbart format. Gå igenom filerna och överför vid behov till ett nytt lagringsmedium med jämna mellanrum. Filerna ska finnas i tillgängligt format och programvaran och apparaturen ska finnas tillhands så att innehållet går att öppna, läsa och använda. Säkerhetskopiera materialet, ha gärna två säkerhetskopior, t.ex. på externa hårddiskar.

En utmaning när det handlar om digitala handlingar är den stora mängd filer som uppstår.  De dokument som gäller ett avslutat projekt sparas separat från det arbete som är under arbete.

SLS arkiv följer Nationella Digitala Bibliotekets rekommendationer för långtidsförvaring:

Text:
TXT:  *.txt; ODT: OpenDocument Text (*.odt, *.fodt);  Microsoft Office Suite: DOC/DOCX: (*.doc, *.docx);  RTF: Rich Text Format (*.rtf), PDF/A (*.pdf), CSV, EPUB
Bilder:
JPEG (Joint Photographic Experts Group; TIFF (Tagged Image File Format);  PNG (Portable
Network Graphics), DNG, GIF
Ljud:
WAV  (Windows Wave); MPEG­1/2 (MP3), AAC (.mp4, .m4a), FLAC, AIFF, WMA
Video:
MPEG-1, MPEG-2, MPEG­4 (H.264, mp4), DV, WMV

Filformaten och programmen förnyas ofta. Om originalet är i ett ovanligare format så spara en kopia med samma namn i ett format från listan. Sannolikheten för att filen är läsbar i framtiden ökar. Uppdatera filerna när du byter programvara.  


I ett nötskal
  • Fatta ett beslut om vad du vill spara.
  • Tänk på vem du sparar för.
  • Skapa en rutin för sparandet.
  • Gör upp en ordning och mapphierarki för filerna.
  • Namnge filerna.
  • Samla de filer du vill spara på ett ställe. Filer kan finnas på hårddiskar, disketter, minnesstickor, minneskort, molntjänster, e-post, sociala medier.
  • Säkerhetskopiera filerna, gärna på olika ställen.
  • Kom ihåg virusskydd.
  • Gå igenom filerna och överför till nytt lagringsmedium med jämna mellanrum.