Kuinka säilyttää sähköistä aineistoa

Henkilökohtainen aineisto muodostuu niistä kirjeistä, valokuvista, virallisista asiapapereista ja muista kirjallisista teksteistä, joita kukin elämänsä aikana laatii ja säilyttää. Suuri osa kaikesta henkilökohtaisesta aineistosta on nykyisin sähköistä.

Arkistointi on aineistojen säilyttämistä hallitusti ja järjestelmällisesti. Arkistoitaessa tehdään tietoinen valinta siitä, mitä säilytetään ja seulotaan sekä määritetään, miten säilytettäväksi valikoitu aineisto järjestetään ja miten sitä säilytetään.

Sähköisen aineiston säilyttämistä vaikeuttaa se, että tallennusvälineet, ohjelmistot ja tiedostomuodot vanhenevat nopeasti. Tallennevälineet ja tallenteet voivat myös hajota tai kadota. Sähköisen tiedon ymmärrettävänä ja käytettävänä säilyttäminen vaatii aktiivisia toimenpiteitä. Tiedostojen säilyttäminen edellyttää siitä huolehtimista, että tiedostot säilyvät ehjinä, niiden avaamiseen tarvittavat laitteet ja ohjelmistot ovat olemassa ja niiden sisältö on tulkittavissa ja hyödynnettävissä.

Metatiedot mahdollistavat sähköisen aineiston säilyttämisen. Niitä syntyy tiedostoihin automaattisesti kuten luontiaika tai tiedostomuoto, mutta metatiedot myös päivittyvät tiedostoja uudelleen tallennettaessa. Laitteiden tuottamien teknisten metatietojen lisäksi säilyttämiseen tarvitaan kuvailevia metatietoja, joilla kerrotaan kuka aineiston on tehnyt, mihin tarkoitukseen, mitä se sisältää ja muita tietoja, jotka auttavat aineiston tulkitsemista ja järjestämistä myöhemmin. Kuvailevat metatiedot tulee lisätä aineiston yhteyteen itse. Kuvailevia metatietoja voi liittää suoraan tiedostoihin tai laatimalla erillisiä tekstitiedostoja, jotka tallettaa tiedostojen yhteyteen.

Digitaalisten aineistojen hallinnassa yksi haaste on tiedostojen suuri määrä. Kun jokin työ valmistuu, valitse siihen kuuluvat säilytettävät dokumentit (käsikirjoituksen eri versiot, valokuvat, tausta-aineisto), joita et enää työstä, tarkista tiedostojen looginen nimeäminen ja kansioi ne erilleen aktiivisesti muokattavasta aineistosta.     

Aineiston pysyvän säilymisen näkökulmasta tärkeintä on olla johdonmukainen säilyttämistavassaan, tekipä sen itse tai käytti siihen palvelua. Suunnittele siis, mitä teet, ja noudata sen jälkeen suunnitelmaasi järjestelmällisesti. Voit rakentaa kansiopuun siten, että sijoitat samaan aineistokokonaisuuteen kuuluvat aineistot, esim. käsikirjoituksen yhteyteen kuuluvat tekstit (luonnokset, versiot, oikovedokset, kirjeet, tausta-aineisto), valokuvat ja muut aineistot yhteen kansioon. Voit myös rakentaa kansiopuuta aineistotyypeittäin siten, että tekstit (käsikirjoitukset, päiväkirja, esitelmät), kuvat, äänet ja liikkuvat kuvat sekä multimedia ovat aineistotyypeittäin omissa kansioissaan.

Ohjeet pähkinänkuoressa:

Tee päätös mitä aineistoa haluaa säilyttää. Mieti mitä haluat säilyttää ja kenelle.

Paikanna säilytettävät tiedostot ja kokoa ne yhteen paikkaan. Tiedostoja voi olla kovalevyillä, muistitikuilla ja -korteilla, pilvipalveluissa, sähköposteissa, sosiaalisen median verkkopalveluissa ja levyillä.

Luo suunnitelma ja rutiini säilytettävien tiedostojen valintaan, talteen siirtämiseen ja säilytettävän kokonaisuuden varmuuskopiointiin. Ennakkoon laaditun suunnitelman mukaan tehtävä tallentaminen on nopeampaa, helpompaa ja varmempaa kuin jälkikäteen tehtävä laajan ja hajanaisen aineiston läpikäynti. Sähköisen aineiston kohdalla suunnitelmallisuus on ainoa tapa varmistaa säilyminen.

Luo järjestys ja nimeämiskäytäntö säilytettäville aineistoille

  • Luo paikka säilytettäville tiedostoille. Se voi olla tietokoneen tai ulkoisella kovalevyllä, kunhan se on selkeä ja tunnistettava ja varattu vain säilytettäville aineistoille.
  • Luo nimeämiskäytäntö säilytettäville tiedostoille ja kansioille. Nimeäminen helpottaa tunnistamista. Älä kuitenkaan laadi pitkiä tarinoita nimiksi. Kirjaa laatimasi nimeämiskäytäntö ylös.
  • Siirrä säilytettävät tiedostot säilytyspaikkaan. Valitse säilytettäväksi mahdollisimman laadukas versio, eli tiedosto, jota on mahdollisimman vähän pakattu ja käsitelty (koskee erityisesti ääntä, kuvia ja videota).
  • Nimeä tiedostot laatimasi tavan mukaisesti. Älä yritä kertoa kaikkea tiedoston nimessä. Lisää tietoja tiedoston alkuun tai liitä mukaan erillinen tekstitiedosto, jossa kerrot aineiston synnystä, käytöstä ja/tai merkityksestä.
  • Säilytä ”arkistokappale” sillään ja tarvittaessa luo uusia käyttöversioita, joita voit jakaa ja muokata.
  • Huolehdi säilytettävän kokonaisuuden turvaamisesta.
    • Varmuuskopioi aineistot vähintään kahdelle eri tallennusvälineelle, jotka sijaitsevat eri paikassa. Käytä esimerkiksi ulkoista kovalevyä ja pilvipalvelua.
  • Huolehdi virustorjunnasta.
  • Talleta tiedostot uudelle tallennusalustalle vähintään 5–7 vuoden välein
Suositeltavia tiedostomuotoja

Tekstiaineistot:
TXT:  *.txt; ODT: OpenDocument Text (*.odt, *.fodt);  DOC/DOCX: (*.doc, *.docx);  RTF: Rich Text Format (*.rtf), PDF/A (*.pdf)
Kuvat:
JPEG (Joint Photographic Experts Group; TIFF (Tagged Image File Format);  PNG (Portable
Network Graphics)
Äänitteet:
WAV  (Windows Wave); MPEG­1/2 (MP3)
Liikkuvat kuvat:
MPEG­4 (H.264, mp4)

Tiedostoformaatit (tiedostomuodot) ja ohjelmistot uusiutuvat koko ajan. Mitään yhtä pätevää
tiedostoformaattia tai ohjelmaa ei ole. Tallenna ainakin yksi tiedostokopio formaatissa, joka on yleisesti käytössä ja jota useat eri ohjelmistot tukevat tai joka on kokonaan ohjelmistoista riippumaton. Tällöin todennäköisesti tiedostot pystytään lukemaan tulevaisuudessakin.

Kun vaihdat ohjelmistoa, on hyvä päivittää myös tiedostot uuden ohjelmiston mukaiseksi.

Ohjeita tekstitiedostojen nimeämiseen

Aineiston tiedot tekstissä: tekstin nimi ja versio, kirjoittaja, aikatiedot ja kontekstitiedot (esim. puheen pitopaikka ja tilaisuus)

  • Tiedoston nimi auttaa tunnistamaan aineistoa, nimeä esim. näin: tekstin nimi_aika_tekijä (esim. runo_18.11.2015_runoilija x)
  • Tiedostonimessä ei voi käyttää seuraavia merkkejä: \ / ? : * " > < | (Huom. Unix‐tietokoneissa isot ja pienet kirjaimet ovat eri merkkejä)
  • Miten pitkä tiedostonimi voi olla? Tiedostojen nimien ja kansiopolkujen pituus riippuu tiedoston täydellisen polun pituudesta (esimerkiksi C:\Program Files\tiedostonimi.txt). Windows rajoittaa yksittäisen polun pituuden 260 merkkiin. Jos kopioit pitkänimistä tiedostoa sijaintiin, jossa on pidempi polku kuin alkuperäisellä sijainnilla ja merkkimäärä 260 ylittyy, saatat saada virheviestin ja tiedostoa ei voi siirtää.
  • käytä kuvailuun myös tiedostojen mahdollisuuksia metadatan luomiseen
Lisää tietoa: